Decía uno de los más célebres maestros de la administración de negocios, Peter Druker, que “la gestión empresarial como una institución distinta, fundamental y líder es un fenómeno esencial en la historia social. Raramente, si es que alguna vez ocurrió algo semejante, una nueva institución básica, un grupo líder nuevo, emergió tan rápidamente como sucedió con la gestión empresarial desde el amanecer del siglo XX”.
En efecto, pocas instituciones ha dado la humanidad con semejante potencial de transformación como lo ha sido la empresa de negocios. A ella debemos nuestro estilo de vida, con todas las ventajas y al mismo tiempo con las contradicciones que entraña. Respecto de las primeras no es necesario enumerar la importancia de contar con satisfactores para las necesidades materiales más esenciales, así como para las más suntuarias. Servicios de toda índole son provistos por muy diversas organizaciones, no sólo las de carácter comercial, sino muy especialmente aquellas que forman parte del sector público y también del tercer sector.
Estas reflexiones conducen a encuadrar que el aspecto medular de la empresa es la administración. De nuevo acudo a Drucker para profundizar en este punto: “La administración es el órgano de las instituciones, el órgano que convierte a una multitud en una organización y a los esfuerzos humanos en acciones”. Es decir, que sin la capacidad para articular de manera inteligente y constructiva diferentes tipos de recursos, como lo son las herramientas e insumos requeridos, más el esfuerzo humano en lo operativo y en lo creativo, no tendríamos empresa. Todavía puedo ser más enfático: la administración o el management —como también se le conoce— es el factor que dinamiza y transforma recursos meramente inútiles en producto y satisfacción. Como dice Drucker: el trabajo se transforma en acción, y recordemos que la palabra acción procede del griego axios que también significa virtud.
Es a esta parte medular de la organización a la que ha dedicado este libro y en general su carrera profesional el Dr. Enrique Benjamín Franklin. Respecto del libro en cuestión, vale la pena felicitar a su autor por tres motivos: en primer lugar, como es natural, por tratarse del fruto de un dedicado esfuerzo intelectual para recopilar información, intercambiar experiencias con muchos especialistas, recibir solicitudes de todo tipo de entidades, investigar tanto documental como empíricamente, hacer correcciones y ampliaciones. Todo lo cual, como podemos ver, se ha materializado en un volumen generoso en todos sentidos, especialmente por su calidad y orientaciones metodológicas.
En segundo lugar, quiero felicitar al doctor Franklin porque su libro ha ganado un lugar en el medio. Ha sido bien recibido por los que practican la gestión de empresas y especialmente la labor de auditoría, tan esencial y al mismo tiempo necesitada de constantes adecuaciones y sustento teórico y metodológico como aporta esta obra. El libro ha sido adoptado por expertos de varios países de habla hispana, los cuales mantienen permanente diálogo con el autor y le manifiestan los desafíos de la práctica en sus propios países y comparten aprendizajes, que también es posible descubrir en la obra.
Por último, quiero felicitar al autor porque, gracias a la calidad y buena recepción que ha tenido su libro, es posible que hoy estemos aquí para presentar la tercera edición. Siempre que un libro alcanza una segunda edición queda claro que es un éxito rotundo, pero llegar a la tercera, rebasa con creces la expectativa que suscita la mayoría de libros y autores. Esta meta es la que hoy nos reúne y por la cual me parece importante hacer algunas reflexiones en torno a la obra, mismas que comparto a continuación.
El libro Auditoría administrativa. Evaluación y diagnóstico empresarial tiene como eje fundamental la comprensión de la empresa utilizando como herramienta la auditoría. En particular, la auditoría administrativa consiste, en palabras de Enrique Benjamín Franklin, en “la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable” (capítulo 1). Por su parte, los objetivos de la auditoría pueden ser de muy diversa índole; principalmente busca un análisis sistemático de todos y cada uno de los aspectos involucrados para hacer las recomendaciones de decisión adecuadas con base en información suficiente, relevante, oportuna y veraz.
La auditoría requiere una metodología aceptada, que se base en instrumentos de medición validados, normas de calidad aceptadas y estables, así como profesionistas debidamente capacitados y experimentados para realizar la función de auditoría. El autor se esfuerza por vincular cada uno de estos aspectos de manera directa y exhaustiva a la práctica de la auditoría.
En el capítulo 2 se propone un perfil del auditor. Habla de sus capacidades para la gestión del conocimiento, pero también de la responsabilidad profesional que requiere su delicada tarea.No descuida el autor vincular a lo anterior una responsabilidad ética y social. Dado que la práctica de la auditoría generalmente se realiza por parte de un equipo, se proponen condiciones para organizar el trabajo en grupos, la distribución de funciones, la delimitación de los proyectos y la aplicación de instrumentos normativos.
Por lo que toca propiamente a la ejecución metódica de la auditoría, en el capítulo 3 se exponen cuidadosamente las fases que debe contener este ejercicio; es decir: planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento. Pero entrando al detalle, es muy aleccionador observar que cada una de las etapas del proceso administrativo en la empresa requiere ser identificada para practicar una auditoría adecuada. De ahí que encontraremos en el libro orientaciones respecto de las cuatro dimensiones principales de la alta dirección: planeación, organización, dirección y control, pero que se complementan con adquisiciones e inventarios, sólo por mencionar algunas.
También se dedica en este libro un capítulo (el 4) a la construcción de indicadores. Al respecto vale la pena hacer presente el hecho de que por su lógica sistémica, los indicadores permiten retroalimentar los procesos. Esto no puede reducirse a un mero balance final del resultado, sino que su mayor utilidad se deriva de que sean medidos de modo sistemático y permanente, procurando que la organización sea capaz de responder de modo inmediato o muy breve. Por este efecto es posible que la eficiencia sea no la mera resultante del balance costo-beneficio, sino de la oportunidad de las acciones correctivas y adaptativas con las que la organización busque maximizar el logro y cumplimiento de sus objetivos.
La planeación y desempeño con indicadores no requiere la multiplicación innecesaria de los mismos. Su principal utilidad se desprende de que sean los menos y los más pertinentes indicadores. El planificador tiene que hacer un discernimiento preciso de los procesos de su organización y especialmente de los productos que tiene que generar de acuerdo con las condiciones de oportunidad y características que hayan sido establecidas. Entre los indicadores puede, por lo tanto, establecerse una jerarquía en la que sea crucial llevar el seguimiento de algunos, mismos que retraten el desempeño organizacional en cada etapa.
Ahora bien, el autor nos propone una extensa guía para la construcción de indicadores con base en algunos cuestionarios, que se prolongan en el capítulo 5. Si bien, se consideran dos grandes categorías de indicadores: los financieros y los de gestión, respecto de estos últimos se pueden construir de las cuatro dimensiones principales de la alta dirección.
El capítulo 6 realiza una valiosa aportación donde se propone la forma en que deben aplicarse las normas internacionales de calidad en el ejercicio de la revisión administrativa de las organizaciones. Hay que considerar que las normas ISO 9001-2000 e ISO 9004 se desarrollaron como un par de reglas complementarias entre sí para apuntalar los sistemas de gestión de la calidad, de modo tal que fijar criterios que sean verificables y sirvan para que las organizaciones puedan establecer un parámetro estable de calidad será uno de los objetivos deseables y necesarios en las actuales condiciones de competitividad global. No se dejan de considerar también normas como la ISO 14000 para la gestión ambiental de las organizaciones. Todos estos estándares contienen además disposiciones para la auditoría de los sistemas de calidad, como el ISO 19011.
En el libro encontraremos también un par de capítulos dedicados a la auditoría en el sector privado y en el sector público. En el primer caso (capítulo 7) se dispone de una amplia variedad de líneas de acción; empero, entender lo que significa la estructura organizacional para la cadena de valor es una de las cuestiones más urgentes en la auditoría de corte administrativo. En este sentido, para la empresa debe servir como elemento de diseño y cambio de la estrategia corporativa respecto del mercado y de la propia organización interna.
Es precisamente en el sector público donde se puede aprovechar ampliamente las orientaciones contenidas en este libro. Por eso, para mí los capítulos que más aprovecho son los dos últimos. En el capítulo 8 nos explica el autor que “la auditoría pública tiene por objeto asegurar que las instituciones oficiales den respuesta a las demandas de la ciudadanía mediante el ejercicio racional de su función a través de una administración de calidad efectiva y honesta”. Para la auditoría en el sector público, la supervisión del cumplimiento normativo es elemento medular. Enrique Benjamín Franklin tuvo el cuidado de agregar una guía general para la auditoría pública que considera la planeación de dicho ejercicio, así como el procedimiento que salvaguarde las formalidades del caso. Incluye el marco conceptual aplicable, las cédulas de observaciones y de seguimiento, las marcas de auditoría y la redacción de los informes correspondientes, incluso nos ofrece formatos para el llenado de los mismos. No se limitó a la guía para la auditoría, sino también ofrece una guía para la revisión de control, en la que igualmente nos llevará a lo largo del proceso formal y sustantivo de la misma y de la presentación de los informes correspondientes.
No puedo terminar, sin hacer una referencia al capítulo 9, dedicado a lo que el autor llama “auditoría inteligente” y que para mí bien pudo denominarse auditoría para el aprendizaje y para el cambio. En palabras de nuestro autor: “el punto clave está en aprender a ver estructuras en lugar de hechos, inferir patrones de cambio en lugar de instantáneas estáticas, percibir la simplicidad lógica que existe en el trasfondo de problemas complejos y poder comprender que el máximo potencial en el trabajo reside en la capacidad para concentrarse objetivamente en las soluciones intrínsecas, no en las secundarias”.
Bien sabemos que el reto principal de las organizaciones es estar en permanente estado de insatisfacción y de búsqueda. De ahí que la auditoría inteligente sea el trampolín que permite adaptarse y establecer un patrón dinámico de retroalimentación y de transferencia de ideas que permitan el mejoramiento continuo basado en el conocimiento y en la innovación.
En resumen, esta obra representa la oportunidad de acercar tanto a los auditores de profesión como a los estudiantes, y a las mismas organizaciones, a adoptar una visión más integral de la utilidad de la auditoría administrativa en el contexto actual de la relevancia que representa la evaluación de las organizaciones y en el marco de una visión de desarrollo organizacional sustentable que demanda el actual entorno de la globalización.
La aportación, esfuerzo y talento del profesor Franklin sentarán un valioso precedente en el ámbito del control en las organizaciones para la consecución de sus metas y objetivos. Sean pues, estas reflexiones una apreciación general de las principales aportaciones que el autor nos ofrece en su libro, por el cual lo felicito ampliamente.
Dr. Alejandro Romero Gudiño
Titular de la Unidad de Evaluación
y Control de la Comisión de Vigilancia
de la Auditoría Superior de la Federación
Cámara de Diputados